Een Nederlandstalige virtual assistant kost doorgaans 35 tot 65 euro per uur, afhankelijk van ervaring en specialisme. Het verdient zich terug zodra jouw eigen uurtarief hoger ligt dan dat bedrag en je de vrijgekomen uren daadwerkelijk aan declarabel of omzetgenererend werk besteedt. Reken je zelf 90 euro per uur, dan levert elk uitbesteed uur van 45 euro netto 45 euro op.
Waar de tarieven vandaan komen
Aan de onderkant, rond 35 euro, zitten assistenten die vooral uitvoerend werk doen: agendabeheer, inbox opschonen, facturen inboeken, reizen boeken. Rond de 50 euro krijg je iemand die zelfstandig processen oppakt en meedenkt. Boven de 60 euro zit specialisme, bijvoorbeeld een assistent die ook je social media, klantcommunicatie of projectcoördinatie doet.
Werk je met een assistent in het buitenland, dan liggen de tarieven lager, vaak tussen 15 en 30 euro. Reken dan wel op meer aansturing en let op de taalvereisten van je klantcontact.
Losse uren of een strippenkaart
De meeste assistenten werken met maandpakketten, bijvoorbeeld tien of twintig uur per maand. Zo'n pakket ligt vaak vijf tot vijftien procent onder het losse uurtarief en zorgt ervoor dat je vaste ruimte in hun agenda hebt. Nadeel is dat ongebruikte uren meestal vervallen.
De rekensom die je zelf moet maken
Bepaal eerst je eigen effectieve uurtarief: je jaaromzet gedeeld door het aantal uren dat je werkt, dus inclusief alle niet-declarabele tijd. Veel ondernemers schrikken hiervan, want een tarief van 100 euro op de offerte betekent vaak een effectief tarief van 55 tot 70 euro.
Ligt dat effectieve tarief onder het tarief van de assistent, dan is uitbesteden alleen zinvol als je de gewonnen tijd omzet in extra opdrachten. Ligt het erboven, dan is het direct rendabel, mits je de vrijgekomen uren ook echt vult.
Wat je als eerste uitbesteedt
Begin met taken die zich herhalen, weinig context vragen en niet aan jouw persoon gebonden zijn. Denk aan het inplannen van afspraken, het verwerken van bonnen, het opvolgen van openstaande facturen, offertes klaarzetten in een sjabloon en verslagen uitwerken. Dat is doorgaans vier tot acht uur per week bij een eenmanszaak.
Houd twee weken lang bij waar je tijd naartoe gaat. Vrijwel iedereen ontdekt dan minstens vijf uur per week aan werk dat iemand anders net zo goed kan doen.
De kosten die je vaak vergeet
Inwerken kost tijd. Reken op tien tot vijftien uur van jezelf in de eerste maand voordat een assistent zelfstandig draait. Daarnaast heb je documentatie nodig: korte werkinstructies of schermopnames van hoe jij dingen doet. Wie dat overslaat, blijft eindeloos vragen beantwoorden en concludeert onterecht dat uitbesteden niet werkt.
Regel ook de praktische kant: een verwerkersovereenkomst als de assistent bij persoonsgegevens komt, gedeelde wachtwoorden via een wachtwoordmanager en duidelijke afspraken over bereikbaarheid.
Wanneer het niet loont
Zit je onder de 60.000 euro omzet en heb je genoeg tijd, dan is een virtual assistant meestal een luxe. Ook bij werk dat volledig om jouw expertise draait en nauwelijks administratieve staart heeft, valt er weinig te winnen. In dat geval levert software vaak meer op dan een extra paar handen.
Kort gezegd: reken op 35 tot 65 euro per uur en vergelijk dat met je eigen effectieve uurtarief. Bij vijf uitbestede uren per week en een positief verschil van 30 euro praat je al over ruim 7.000 euro extra ruimte per jaar.
